· ৩ মিনিটে পড়া
অর্ডার কনফার্ম করার তিনটা সাধারণ উপায় আছে: SMS, WhatsApp মেসেজ আর ফোন কল। নিচে প্রতিটার জন্য টেমপ্লেট দিলাম। ব্র্যাকেটের অংশগুলো নিজের তথ্য দিয়ে বদলে নিন।
একটা কথা আগে বলে রাখি: মেসেজ জানায়, কিন্তু কনফার্ম করায় না। কাস্টমার মেসেজ পড়েছেন কি না, আপনি জানেন না। তাই ক্যাশ অন ডেলিভারি অর্ডারে শেষ ধাপটা কল হওয়াই ভালো।
১. অর্ডার পাওয়ার SMS
SMS ছোট রাখুন। বাংলা SMS-এ অক্ষর কম ধরে, তাই এক মেসেজে মূল কথাটুকু দিন।
[পেজের নাম]: আপনার অর্ডার #[অর্ডার নম্বর] পেয়েছি। মোট [টাকা] টাকা, ক্যাশ অন ডেলিভারি। শিপ করার আগে আমরা আপনাকে ফোন করে কনফার্ম করব।
২. WhatsApp-এ কনফার্মেশন চাওয়া
WhatsApp-এ পুরো অর্ডার দেখানো যায়। কাস্টমারকে শুধু এক অক্ষরে উত্তর দিতে বলুন।
আসসালামু আলাইকুম, [কাস্টমারের নাম]। [পেজের নাম] থেকে বলছি। আপনার অর্ডার: • [পণ্যের নাম] × [পরিমাণ] • মোট: [টাকা] টাকা (ক্যাশ অন ডেলিভারি) • ঠিকানা: [ঠিকানা], [থানা], [জেলা]
সব ঠিক থাকলে "হ্যাঁ" লিখুন। কিছু বদলাতে চাইলে জানান।
৩. ঠিকানা মেলানোর মেসেজ
ঠিকানায় থানা বা জেলা না থাকলে আলাদা করে জিজ্ঞেস করুন। কুরিয়ার লেবেলে এটাই সবচেয়ে বেশি লাগে।
আপনার ঠিকানায় থানার নাম পাইনি। পার্সেল ঠিক জায়গায় পৌঁছাতে আপনার থানা আর জেলার নাম লিখে দিন।
৪. শিপ হওয়ার মেসেজ
আপনার অর্ডার #[অর্ডার নম্বর] [কুরিয়ারের নাম]-এ দেওয়া হয়েছে। ট্র্যাকিং: [ট্র্যাকিং নম্বর]। ডেলিভারির দিন ফোনটা কাছে রাখবেন।
৫. কনফার্মেশন কলের স্ক্রিপ্ট
কল ছোট আর পরিষ্কার হলে কাস্টমার কেটে দেন না। চারটা ধাপ রাখুন: পরিচয়, অর্ডার, ঠিকানা, বিদায়।
- পরিচয়: "আসসালামু আলাইকুম, আমি [পেজের নাম] থেকে বলছি। আপনি কি [কাস্টমারের নাম] বলছেন?"
- অর্ডার: "আপনি [পণ্যের নাম] অর্ডার করেছিলেন, মোট [টাকা] টাকা, ক্যাশ অন ডেলিভারি। অর্ডারটা কি কনফার্ম করব?"
- ঠিকানা: "আপনার ঠিকানা [ঠিকানা]। থানা আর জেলাটা একটু বলবেন?"
- বিদায়: "ধন্যবাদ। [দিন সংখ্যা] দিনের মধ্যে পার্সেল পৌঁছে যাবে।"
কাস্টমার "না" বললে কারণটা জিজ্ঞেস করে লিখে রাখুন: ভুলে দুইবার অর্ডার, দাম বেশি মনে হয়েছে, নাকি অর্ডারই দেননি। এই কারণগুলো পরে বলে দেবে কোথায় সমস্যা।
যে ভুলগুলো এড়াবেন
- লম্বা মেসেজ। কাস্টমার প্রথম দুই লাইনের বেশি পড়েন না। টাকার অঙ্ক আর "হ্যাঁ লিখুন" ওপরে রাখুন।
- মেসেজ পাঠিয়েই শিপ করা। উত্তর না এলে সেটা কনফার্মেশন নয়। কল দিন, নাহলে অর্ডার হোল্ডে রাখুন।
- টাকার অঙ্ক না বলা। ডেলিভারির সময় দাম নিয়ে ঝামেলার বড় কারণ এটাই।
কলের কাজটা স্বয়ংক্রিয় করতে চাইলে
মেসেজ পাঠানো সহজ, প্রতিটা অর্ডারে কল দেওয়া কঠিন। স্বরবর্ণের AI এজেন্ট ওপরের স্ক্রিপ্টের মতো করেই কল দেয়: দেশি নম্বর থেকে, বাংলায়। অর্ডার আর টাকা পড়ে শোনায়, কনফার্ম নেয়, ঠিকানা থেকে থানা-জেলা আলাদা করে লেখে। প্রতিটা কলের নোট আর রেকর্ডিং আপনার ড্যাশবোর্ডে আসে।
একটা ভালো কল কেমন শোনায়, তা পড়ুন এই লেখায়, অথবা সাইন আপ করে নিজের ফোনে একটা কল শুনে দেখুন।